Terminal digit filing system merupakan salah satu sistem penyimpanan rekam medis dengan menggunakan angka akhir. Dua digit angka akhir dalam nomor rekam medis digunakan sebagai digit utama dalam penyimpnannya. Selanjutnya diikuti oleh dua digit tengah dan dua digit awal.

Sistem terminal digit memiliki beberapa kelebihan antara lain:
(a) Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata dalam rak penyimpanan
(b) Petugas tidak berdesak-desakkan disatu tempat
(c) Pekerjaan akan terbagi rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama tiap harinya untuk setiap seksi
(d) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap seksi, pada saat ditambahnya rekam medis baru
(e) Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap seksi terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong
(f) Memudahkan dalam perencanaan peralatan penyimpanan
(g) Kekeliruan peyimpanan dapat dicegah atau terkendali karena petugas hanya melihat dua digit angka terakhir dalam memasukkan rekam medis ke rak penyimpanan
(h) Hanya melihat angka pertama dengan rak yang mudah dihafal
(i) Disusun lagi melihat angka kedua dan kemudian RM disimpan berdasar angka ketiga
(j) Lebih mudah efisien, efektif.(depkes, 1997)

Namun demikian sistem ini juga memiliki beberapa kelemahan antara lain: Memerlukan tempat/ruang yang lebih besar . oleh karena sebaran nomor sesuai dengan rak untuk rumah sakit besar dengan volume yang besar dan rekam medis yang tebal.

Instalasi Rekam Medis di RSUD Kota Yogyakarta telah menggunakan sistem penyimpanan angka akhir ini sejak Januari 2010. Sebelumnya Instalasi Rekam Medis di RSUD Kota Yogyakarta masih menggunakan sistem straight numerical atau secara urut. Namun demikian, proses perubahan tersebut masih berlangsung saat ini sehingga masih menyisakan sistem straight numerical. Proses perubahan dilakukan secara bertahap dimulai dari kunjungan pasien pasien lama maupun pasien baru. Pasien yang berkunjung mulai Januari 2010 langsung disimpan dalam sistem penyimpanan terminal digit.


Untuk dapat mendukung proses perubahan tersebut Instalasi Rekam Medis telah mempersiapakan beberapa perubahan antara lain:
a.) Perubahan Folder rekam medis dengan kode warna
b.) Penambahan ruang penyimpanan
c.) Penambahan Roll'o'pack
d.) dan penambahan rak sortir.
Dengan adanya sistem penyimpanan angka akhir ini proses pencarian maupun dalam proses pengembalian berkas rekam medis lebih mudah dilakukan sehingga pelayanan penyedian berkas dan penyimpanan berkas lebih efektif dan efisien.(dan/)